Kaufmann*frau für Büromanagement

Quelle: halfpoint/envato
Kaufmann*frau für Büromanagement2021-10-21T08:50:59+02:00

Arbeitsgebiet

Kaufleute für Büromanagement sind fit für alle Aufgaben, die im Büroalltag anfallen. Sie erledigen den Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen Termine, bereiten Sitzungen vor oder organisieren Dienstreisen. Auch unterstützen sie die Personaleinsatzplanung und Betreuen Kunden. zudem kaufen sie Dienstleistungen ein, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Aufgaben in Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement können ebenfalls zum Arbeitsgebiet gehören. Im öffentlichen Dienst stehen die Unterstützung der Bürger im Umgang mit Verwaltungsvergängen sowie das Mitwirken bei Haushalts- oder Wirtschaftsplänen im Vorderund.

Berufliche Fähigkeiten

  • Büroprozesse abwickeln,
  • internen und externen Schriftverkehr erledigen,
  • Schriftsätze aller Art anfertigen,
  • Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen; Präsentationen vorbereiten, gestalten und durchführen,
  • Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen organisieren,
  • Dienst- und Organisationspläne erstellen,
  • Daten aufbereiten, sichern und pflegen,
  • Kunden und Besucher empfangen und betreuen,
  • Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen,
  • Ein- und Ausgang von Post bearbeiten, Post verteilen,
  • Geschäftsreisen organisieren,
  • Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben,
  • Aufträge und Rechnungen bearbeiten, erstellen und Zahlungsverkehr überwachen,
  • Aufgaben der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle ausführen,
  • bei Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie im Controlling mitwirken,
  • Aufgaben im Personalbereich ausführen und Personalakten führen,
  • bei der Entgeltabrechnung mitwirken und Arbeitsverträge vorbereiten,
  • die Personalbedarfsermittlung und Personalbeschaffung unterstützen,
  • Aufgaben in Einkauf und Logistik ausführen,
  • Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen, Bestellungen durchführen,
  • Lagerbestände erfassen und kontrollieren,
  • Wareneingang prüfen, Warenmängel reklamieren,
  • Aufgaben in Marketing und Vertrieb sowie in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation übernehmen,
  • Kundenangebote machen,
  • an der Entwicklung und Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit mitwirken,
  • ggf. Social-Media-Angebote pflegen,
  • an der Veranstaltungsplanung, -organisation und -kalkulation mitwirken.
Im öffentlichen Dienst kommen dazu:
  • bei der Haushaltsplanaufstellung mitwirken, Haushaltsüberwachungslisten führen,
  • Anträge annehmen und für die Bearbeitung relevante Sachverhalte ermitteln (z.B. form- und fristgerechte Einlegung von Widersprüchen prüfen),
  • Fristen und Termine kalkulieren,
  • an der Vorbereitung von Verwaltungsvorgängen mitwirken,
  • Bescheide erteilen.

Ausbildungsschwerpunkte

Die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement umfasst drei Abschnitte.
Abschnitt A:
  • Berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in den Pflichtqualifikationen
    Büroprozesse:
    Informationsmanagement und -verarbeitung, bürowirtschaftliche Abläufe, Koordinations- und Organisationsaufgaben
    Geschäftsprozesse:
    Kundenbeziehung, Auftragsbearbeitung und Nachbereitung, Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen, personalbezogene Aufgaben, kaufmännische Steuerung
Abschnitt B:
Berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in zwei, jeweils fünfmonatigen, Wahlqualifikationen:
  • Auftragssteuerung und -koordination:
    Auftragsinitiierung, -abwicklung, -abschluss, -nachbereitung
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle:
    Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling
  • Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen:
    Laufende Buchführung, Entgeltabrechnung, betriebliche Kalkulation und Auswertungen
  • Einkauf und Logistik:
    Bedarfsermittlung, operative und strategische Einkaufsprozesse, Lagerwirtschaft
  • Marketing und Vertrieb:
    Marketingaktivitäten, Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen, Kundenbindung und Kundenbetreuung
  • Personalwirtschaft:
    Personalsachbearbeitung, Personalbeschaffung und -entwicklung
  • Assistenz und Sekretariat:
    Sekretariatsführung, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung, Organisation von Reisen und Veranstaltungen
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement:
    Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement
  • Verwaltung und Recht:
    Kunden- und Bürgerorientierung, Rechtsanwendung, Verwaltungshandeln
  • Öffentliche Finanzwirtschaft:
    Finanzwesen, Haushalts- und Kassenwesen
Abschnitt C:
Integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten:
  • Ausbildungsbetrieb: Stellung, Rechtsform und Organisationsstruktur
  • Produkt- und Dienstleistungsangebot
  • Berufsbildung
  • Arbeits-, sozial-, mitbestimmungsrechtliche und tarif- oder beamtenrechtliche Vorschriften
  • Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, Umweltschutz
  • Wirtschaftliches und nachhaltiges Denken und Handeln
  • Arbeitsorganisation:
    Arbeits- und Selbstorganisation, Organisationsmittel, Arbeitsplatzergonomie, Datenschutz und Datensicherheit, qualitätsorientiertes Handeln
  • Information, Kommunikation, Kooperation:
    Informationsbeschaffung und Umgang mit Informationen, Kommunikation, Kooperation und Teamarbeit, Anwenden einer Fremdsprache.
Die Auswahlliste umfasst folgende Wahlqualifikationseinheiten:
  • Auftragssteuerung und -koordination
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  • Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  • Einkauf und Logistik
  • Marketing und Vertrieb
  • Personalwirtschaft
  • Assistenz und Sekretariat
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  • Verwaltung und Recht
  • Öffentliche Finanzwirtschaft

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